Giúp cho ban giám đốc có cái nhìn tổng thể để có một quyết định đúng đắn trước khi thực hiện đầu tư giải pháp ERP thì việc yêu cầu một báo cáo tiền khả thi là cần thiết. Báo cáo tiền khả thi giúp ban giám đốc đánh giá hiệu quả cũng như các khó khăn khi thực hiện dự án ERP.

Thường thì báo cáo khả thi được lập do các lý do sau:

Yêu cầu về pháp lý: các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước khi muốn triển khai một dự án CNTT có giá trị lớn buộc phải qua bước này như là một trình tự không thể thiếu giống các dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
Đặc thù của tổ chức: các tổ chức có quy mô lớn, tổ chức bài bản và dự án ERP dự định sẽ tốn một khoản đầu tư lơn; tổ chức có cơ cấu tổ chức quá phức tạp, quá nhiều nghiệp vụ đặc thù, nhiều hệ thống con cần thay thế giao diện – tích hợp, đòi hỏi phải có sự lượng định rõ ràng về giải pháp, đường hướng triển khai.

Trên thực tế các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước chỉ căn cứ trên hồ sơ đấu thầu để đánh giá chất lượng phần mềm mà bỏ qua báo cáo tiền khả thi. Tuy nhiên, các tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm tương đối trừu tượng và mang nặng định tính, sẽ rất khó so sánh hai giải pháp khác nhau nếu chỉ căn cứ vào hồ sơ dự thầu. Cũng nhiều người cho rằng, báo cáo tiền khả thi chỉ nên đưa ra những yêu cầu cho hệ thống chứ không chỉ ra một sản phẩm cụ thể, vì có thể vi phạm các quy định về đấu thầu. Thực tế, đơn vị lập báo cáo khả thi sẽ là người có kiến thức, kinh nghiệm thực tế để đánh giá chất lượng giải pháp, hơn là những thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu sau này. Vậy báo cáo tiền khả thi cho một dự án ERP là một yêu cầu tất yếu nên được thực hiện trước khi chính thức triển khai.

Nội dung báo cáo thường gồm:

• Phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án: Mục tiêu của dự án thường xuất phát từ chiến lược, mục tiêu chung, từ những kế hoạch, từ đề án lớn của tổ chức, hay những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức.
• Cơ sở phương pháp luận và cách thức triển khai lập báo cáo: Đây là căn cứ để xác định xem báo cáo có được xây dựng một cách thực sự khách quan, khoa học hay không.
• Phân tích các bối cảnh chung của dự án gồm: mô hình tổ chức, hệ thống quy trình thủ tục và biểu mẫu hiện tại của tổ chức, hiện trạng triển khai và ứng dụng CNTT trong tác nghiệp và quản lý, các dự án/ hoạt động lớn đang được triển khai có thể ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp tới dự án ERP đang đề cập và thậm chí năng lực nhân sự hiện tại.
• Liệt kê, hệ thống hóa và phân tích các nghiệp vụ có thể sẽ được tác nghiệp trên hệ thống ERP tương lai. Căn cứ trên đặt thù của nghiệp vụ và tham chiếu các ràng buộc về nguồn lực (chi phí, thời gian triển khai)… để đề xuất triển khai trong ERP hay không.
• Lựa chọn giải pháp: Sau khi phân tích các gói giải pháp ERP trên thị trường, trên cơ sở các đặt thù của doanh nghiệp, chúng tôi so sánh những ưu/ nhược điểm của từng gói giải pháp ERP cũng như mức độ phù hợp của các gói này đối với doanh nghiệp để kiến nghị một gói giải pháp tối ưu nhất.
• Xác định các tham số cơ bản của hệ thống: phạm vị địa lý của dự án; phạm vi nghiệp vụ (các mô đun) và chi tiết từng nghiệp vụ; quy mô về người sử dụng và khối lượng giao dịch; kiến trúc hệ thống (kết nối, truyền thông…); các yêu cầu về phần cứng và hạ tầng đi kèm…
• Các ràng buộc về nguồn lực: Chúng tôi phân chia giai đoạn và kế hoạch triển khai cho các giai đoạn đầu tiên. ERP luôn là một dự án lớn, việc triển khai nếu được phân thành nhiều giai đoạn với phạm vi địa lý/nghiệp vụ khác nhau, và bản thân từng giai đoạn tương đối dài, có quy mô tương đối lớn; chúng tôi  lập báo cáo định lượng chi tiết cho một hoặc một số giai đoạn đầu tiên. Tiếp theo việc dự toán tổng mức đầu tư cho từng giai đoạn hay tổng dự án.
• Đánh giá kết quả của dự án: Các dự án ERP nói chung và dự án về CNTT nói riêng khó có các tiêu chí cụ thể để đánh giá và gần như phụ thuộc nhiều vào chủ quan. Tuy nhiên, chúng tôi cố gắng đưa ra một số tiêu chí (có thể là định tính) để lượng định về mức độ thành công của dự án sau này.

Theo PC World