Những khó khăn thường gặp của DN Spa thẩm mỹ viện khi triển khai giải pháp ERP
Tiếp cận khách hàng tiềm năng
Không có công cụ trợ giúp cũng như thống kê hiệu quả của các chiến dịch marketing. Không biết được chính xác chi phí bỏ ra và khách hàng thu hút được từ một chiến dịch.
Khó khăn quản lý khách tiềm năng
Lượng data khổng lồ nhưng chưa có công cụ để quản lý, phân loại hiệu quả. Nguồn khách hàng lại đến từ nhiều kênh khác nhau khiến dữ liệu bị phân mảnh, trùng lắp, dẫn đến bỏ sót khách hàng.
Khó khăn chăm sóc khách hàng
Các công cụ chăm sóc khách hàng chưa chuyên nghiệp, không nắm bắt được nhu cầu cũng như trải nghiệm của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ. Từ có không có định hướng cải thiện chất lượng, nâng cao sự hài lóng khách hàng.
Khó khăn trong việc quản lý vật tư
Thiếu các công cụ hỗ trợ trong việc thống kê, quản lý tình trạng vật tư (nguyên liệu, mỹ phẩm,...) để phục vụ vận hành Spa, bán sản phẩm đi kèm sau dịch vụ.
Khó khăn trong vận hành DN
Việc tiếp nhận yêu cầu khách hàng, sắp xếp lịch chăm sóc khách hàng phù hợp với năng lực của từng chi nhánh.
Khó khăn báo cáo thông kê
Báo cáo thủ công tốn nhiều thời gian, số liệu chưa chính xác
Chưa có công cụ phân tích báo cáo tổng hợp hỗ trợ ra quyết định.
Quy trình tổng thể giải pháp ERP
Chi tiết quy trình giải pháp ERP
1.Marketing
Tìm kiếm khách hàng: nhân viên tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng qua các kênh: mối quan hệ, Website, Google, quảng cáo, cuộc gọi, ...
2. Tiếp cận và tư vấn
Tiếp thị và tư vấn các gói dịch vụ chăm sóc, thẩm mỹ, cho khách hàng trải nghiệm thử các gói chăm sóc, rồi sẽ tiến hành chào giá dịch vụ chuyên sâu đến khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý đi đến thương lượng: Sau khi chào giá thành công, 2 bên sẽ tiến hành thương lượng để đưa ra các điều khoản trong hợp đồng.
3. Booking
Khách hàng sau khi trải nghiệm sẽ đưa ra quyết định, nếu mua gói dịch vụ , nhân viên kinh doanh thực hiện nhập thông tin booking, gói khám, thời gian, bác sỹ, giá dịch vụ..
4.Checkin và thanh toán
Khi khách hàng đến khám, thực hiện việc ghi nhận thông tin khách hàng, làm phiếu thu tiền khách hàng.
5.Thực hiện khám chữa bệnh
Trong quá trình khách hàng khám, chăm sóc, làm đẹp: lưu trữ các thông tin khách hàng,các kết quả xét nghiệm, chup x-quang, các đơn thuốc, các kết quả chăm sóc...
6.Quản lý mua thiết bị, thuốc, máy móc
Dự vào thông tin đơn hàng mua, phiếu nhâp kho và hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ giúp bộ phận kế toán phải trả quản lý thông tin hàng hóa và kiểm về số lượng của PO, số lượng nhận và số trên hóa đơn để theo dõi cách dễ dàng và nhanh chóng.
7.Quản lý công nợ phải thu
Dựa trên booking khách hàng, phiếu thu tiền ,kế toán xuất hóa đơn và kiểm soát công nợ phải thu một cách nhanh chóng và chính xác
8.Công cụ báo cáo
Hệ thống hổ trợ báo cáo về tình hình thực hiện đơn hàng, tồn kho, doanh thu, chi phí, hiệu quả hoạt động từng nhân viên ... một cách trực quan , nhanh chóng, tức thì để nhà quản lý có quyết định nhanh chóng.
Tính năng cần có giải pháp ERP
Quản lý thông tin khách hàng
-
Quản lý và phân loại khách hàng thông nhất trên hệ thống, hỗ trợ truy vấn khách hàng một cách nhanh chóng và khoa học.
-
Cập nhật tất cả thông tin về chăm sóc khách hàng, hỗ trợ quản lý khách hàng một cách khoa học và cung cấp thông tin xuyên xuốt giữa các bộ phận.
-
Truy vấn lịch sử giao dịch của khách hàng để có chính sách chăm sóc hợp lý.
-
Bảo đảm bảo mật thông tin khách hàng, phân quyền theo vai trò trong công ty.
Quản lý Marketing
-
Quản lý kế hoạch, chiến dịch marketing
-
Quản lý kênh marketing, kế hoạch chi tiết cho từng kênh
-
Quản lý quá trình markieting: thiết kế, chạy chương trình...
-
Quản lý công việc marketing của nhân viên.
Đanh giá hiệu quả thực tế, so sách với kế hoạch.
Quản lý hoạt động kinh doanh
-
Thiết lập quy trình kinh doanh và chính sách khuyến mại, chiếc khấu.
-
Quản lý quá trình kinh doanh: Tiêp nhận bệnh nhân, chuyển các khoa.
-
Quản lý thông tin bệnh nhân ở phòng và bác sỹ chăm sóc.
-
Quản lý hồ sơ bệnh án đi kèm trong quá trình làm việc với khách hàng
-
Quản lý lịch hẹn tài khám.
Quản lý mua vật tư tiêu hao
-
Quản lý danh mục vật tư tiêu hoa trong quá trình làm liệu trình cho khách hàng
-
Cảnh báo tồn kho, giúp mua kịp thời
-
Quản lý tất cả lịch sử giao dịch với nhà cung cấp: lịch sử mua bán, giá mua bán từng giao dịch, xu hướng mua bán..
-
Đánh giá chất lượng nhà cung cấp, nguồn cung cấp.
-
Quản lý đơn hàng mua, thanh toán công công nợ nhà cung cấp.
Quản lý công nợ phải thu, phải trả
-
Thiết lập hạn mức công nợ, thời gian thanh toán cho từng nhóm khách hàng/ nhà CC
-
Quản lý tiền mặt, sổ quỹ, tiền ở ngân hàng.
-
Quản lý trả tiền nhà cung cấp, tạm ứng.
-
Quản lý Thu tiền khách hàng, báo cáo về công nợ khách hàng, phân tích nợ quá hạn.
-
Quản lý Tài sản cố định, khấu hao
-
Quản lý ngân sách
-
Quản lý kế toán tổng hợp
-
Hệ thống báo cáo quản trị.
Quản lý nhân sự tiền lương
-
Quản lý thông tin, lý lịch nhân viên, hợp đồng lao động
-
Quản lý tuyển dụng
-
Quản lý đào tạo
-
Quản lý chấm công, nghĩ phép
-
Quản lý tình lương
-
Đánh giá nhân viên
Quản lý quá trình chăm sóc khách hàng
-
Thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng tự động: gởi emai, SMS vào ngày sinh nhật, nhắc nhở lịch liệu trình đến khách hàng.
-
Quản lý phản hồi của khách hàng và theo dõi xử lý vụ việc
-
Quản lý đánh giá của khách hàng về dịch vụ và nhân viên chăm sóc
- Quản lý tài liệu đi kèm khi chăm sóc khách hàng.
-
Quản lý hiệu quả hoạt động nhân viên.
Phương pháp triển khai giải pháp ERP
1.
Xác định hiện trạng
2.
Đưa ra mục tiêu
3.
Chuẩn hóa Quy trình
4.
Chọn giải pháp
5.
Xác định KPI
6.
Triển khai & cải tiến
Lợi ích của giải pháp ERP đem lại
Tạo môi trường làm việc đồng nhất
Mọi quy trình đều vận hành trên một hệ thống giúp lãnh đạo xem xét và sữ dụng tài nguyên 1 cách tối ưu, giúp nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa tài nguyên
Mọi quy trình đều vận hành trên một hệ thống giúp lãnh đạo xem xét và sữ dụng tài nguyên một cách tối ưu, giúp nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khác hàng
Hệ thống giúp doanh nghiệp có thông tin về nhu cầu và hành vi mua sắm của khác hàng giúp doanh nghiệp phục vu khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Quản lý vật tư tiêu hao
Hệ thống cho phép người biết nhu cầu vật tư tiêu hao, tự động báo mua vât tư khi đến min stock đồng thời quản lý quá trình mua hàng từ nhà cung cấp, đánh giá chất lượng nhà cung cấp.
Tối ưu hóa chuổi cung ứng
Hệ thống giúp doanh nghiệp tối ưu chuổi cung ứng với việc kết nối Bác sỹ- Nhà cung cấp - khách hàng trên cổng thông tin.
Khả năng mở rộng nhanh chóng
Hệ thống giúp cho doanh nghiệp mở rộng chi nhánh, phạm vi hoạt động nhanh chóng.