Những khó khăn thường gặp DN sản xuất kinh doanh thủy hải sản khi triển khai giải pháp ERP
Dữ liệu khách hàng bị phân tán
Từng bộ phận sẽ tiếp nhận thông tin và xử lý sự cố Khách Hàng một cách riêng lẻ và rời rạc khiến các bộ phận không thể theo dõi hết những vấn đề liên quan đến Khách Hàng xảy ra hằng ngày.
Khó quản lý hoạt động kinh doanh
hầu hết là sản xuất và bán hàng theo hợp đồng (Make to Order) nên việc quản trị xuyên suốt tất cả các thông tin liên quan đến hợp đồng là yêu cầu bắt buộc từ mua bao bì, tồn kho, tiến độ. Hơn nữa, để có sự nhịp nhàng, thông tin xuyên suốt và đúng đắn thì toàn bộ thông tin từ yêu cầu của khách hàng qua bộ phận kinh doanh và đi về các bộ phận khác phải tuyệt đối được kiểm soát chặt chẽ và không được sai lệch trong quá trình tương tác trong nội bộ.
Việc quản trị bán hàng của bộ phận kinh doanh gặp rất nhiều thách thức từ việc ước tính giá bán, ghi nhận thông tin từ nhu cầu chi tiết của khách hàng thường hay thay đổi, kiểm soát tồn kho thành phẩm theo hợp đồng, tồn kho nguyên liệu đóng tạm, chủ động đóng công, thủ tục hải quan đồng bộ với tiến độ sản xuất, đẩy hàng bị rớt lại cho đơn hàng sau … ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh cũng như năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Khó khăn trong quản lý kho lạnh
Để đảm bảo hàng hoá đạt chất lượng và hiệu quả trong kinh doanh, công việc quản trị kho hiệu quả là một yêu cầu bắt buộc trong ngành Thuỷ sản.
Với kho lạnh, từ kho ở xưởng đến kho độc lập hoặc từ các kho thuê, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt, đặc biệt phải kiểm soát chi tiết hàng bánh lẻ (không đủ kiện), hàng đóng tạm do nguyên liệu thừa size, hàng thành phẩm chưa giao theo hợp đồng, hàng rớt lại theo hợp đồng do sản xuất dư hoặc do đóng công, tờ khai khác với thực tế và chắc chắn rằng việc quản lý thời gian lưu kho theo từng lô là phải sẵn có.
Khó khăn trong Sản xuất-chất lượng
Hầu hết trong doanh nghiệp thuỷ sản, việc kiểm soát và quản trị trong quá trình sản xuất tại xưởng là một thách thức cực kỳ lớn, đặc biệt hơn là việc xác định rõ chỗ nào cần quản lý, chỗ nào có thể quản lý khả thi, kho tạm tại xưởng, hàng bánh lẻ chưa đủ kiện, kho nhận bao bì từ xưởng và chuẩn bị các thủ tục cho công đoạn đóng gói,
Khó trong quản lý giá thành chất lượng
Để có chiến lược tốt với thị trường, dòng sản phẩm (truyền thống, giá trị gia tăng), phân cấp nhóm sản phẩm, khách hàng cũng như quản trị đúng hiệu quả đến từng hợp đồng, khách hàng, nhân viên kinh doanh thì công tác quản trị giá thành, chi phí và lợi nhuận là yêu cầu cao từ ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Với nhu cầu này, việc xây dựng một bộ định mức phù hợp và duy nhất được ứng dụng tại các bộ phận trong doanh nghiệp như tài chính, kinh doanh, sản xuất, …. Đây cũng là một thách thức nhưng cũng là cơ hội và động lực để doanh nghiệp chuẩn hoá lại mình phù hợp cho chiến lược ứng dụng một bộ giải pháp tổng thể trong toàn công ty.
Khó khăn trong chăm sóc khách hàng
Nhân viên không có cách thức chăm sóc khách hàng phù hợp vì không có đủ thông tin chi tiết về khách hàng (Loại hàng, theo mùa, theo món chế biến.). Tốn nhiều thời gian để truy xuất lịch sử đặt hàng, giao hàng, thanh toán của khách.
Quy trình tổng thể của giải pháp ERP cho doanh nghiệp
Chi tiết quy trình giải pháp ERP cho doanh nghiệp
1.Marketing
Tìm kiếm khách hàng: nhân viên tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng qua các kênh: Website, Google, quảng cáo, cuộc gọi,hội chợ triển lãm ...
Tiếp thị và tư vấn dịch vụ: các khách hàng tiềm sẽ được tiếp thị các sản phẩm quần áo dệt may.
2. Quản lý ao nuôi
Quản lý tập trung toàn bộ quy trình nuôi, từ lúc thả giống cho đến thu hoạch. Trong đó bao gồm kiểm soát các hoạt động: Ghi nhận tình hình ao hàng ngày, lên kế hoạch xổ cá, diệt tạp, vét bùn ,… Tự động cảnh báo theo kế hoạch và thực tế tình hình ao. Quản lý chặt chẽ các vấn đề về kho: Thực hiện các công việc xuất nhập, quản lý số lượng hàng tồn, giá vật tư, giá thuốc ,…
3. Chốt đơn hàng
Sau chào giá khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý đi đến thương lượng chi tiết đơn hàng : hàng hóa, số lượng, thời gian giao hàng,
4.Quản lý mua NPL và tồn kho
Dựa vào nhu cầu NPL của đơn hàng sản xuất và tồn kho hệ thống MRP sẽ tính toán NPL cần và lên đơn hàng mua NPL (PO)
Quản lý tồn kho tức thì, cho phép người dùng biết được thông tin tồn kho, có min-max stock để quản lý việc mua hàng hợp lý.
5.Sản xuất
- Kế hoạch sản xuất: bộ phận kế hoạch sản xuất làm kế hoạch sản xuất , ở chuyền nào, nhà máy nào trong khoản thời gian nào.
- Thực hiện sản xuất: Lệnh sản xuất, cấp phát Nguyên liệu để sản xuất.
- Nhật ký sản xuất hàng ngày nghi nhận số thành phẩm thu được.
- QC: QC inline và QC final.
Nhập kho và tính giá thành sản phẩm.
5.Giao hàng
Bộ phận giao hàng làm kế hoạch giao hàng , liên hệ hãng tàu, bộ phận xuất nhập khẩu làm thủ tục hải quan xuất hàng.
6.Quản lý công nợ phải trả
Dự vào thông tin đơn hàng mua NPL, phiếu nhâp kho và hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ g iúp bộ phận kế toán phải trả quản lý thông tin hàng hóa và kiểm về số lượng của PO, số lượng nhận và số trên hóa đơn để theo dõi cách dễ dàng và nhanh chóng.
7.Quản lý công nợ phải thu
Dựa trên hợp đồng ký khách hàng, phiếu giao hàng và Commercial Invoice và điều khoản thanh toán, kế toán kiểm soát công nợ phải thu một cách nhanh chóng và chính xác
8.Công cụ báo cáo
Hệ thống hổ trợ báo cáo về tình hình thực hiện đơn hàng, tồn kho, doanh thu, chi phí, hiệu quả hoạt động từng nhân viên ... một cách trực quan , nhanh chóng, tức thì để nhà quản lý có quyết định nhanh chóng.
Tính năng cần có của giải pháp ERP cho doanh nghiệp
Quản lý tiếp thị tự động
-
Lập kế hoạch, chiến dịch marketing
-
Quản lý kênh marketing, kế hoạch chi tiết cho từng kênh
-
Quản lý quá trình markieting: thiết kế, chạy chương trình...
-
Quản lý công việc marketing của nhân viên.
Đánh giá hiệu quả thực tế, so sách với kế hoạch.
Quản lý ao nuôi
Quản lý tập trung toàn bộ quy trình nuôi, từ lúc thả giống cho đến thu hoạch. Trong đó bao gồm kiểm soát các hoạt động: Ghi nhận tình hình ao hàng ngày, lên kế hoạch xổ cá, diệt tạp, vét bùn..
Tự động cảnh báo theo kế hoạch và thực tế tình hình ao.
Quản lý chặt chẽ các vấn đề về kho: Thực hiện các công việc xuất nhập, quản lý số lượng hàng tồn, giá vật tư, giá thuốc ,…
Quản lý hoạt động kinh doanh
-
Thiết lập quy trình kinh doanh và chính sách khuyến mại.
-
Quản lý quá trình kinh doanh: báo giá, hợp đồng khách hàng, đơn hàng của khách hàng
-
Phối hợp các bộ phận : kế hoạch sản xuất, Nguyên phụ liê, để làm quản lý đơn hàng.
Quản lý MRP và mua Nguyên phụ liệu
-
Thiết lập quy trình mua NPL, quản lý chính sách thanh toán nhà cung cấp, thủ tuc mở L/C, phối hợp kho để quản lý NPL nhập kho.
-
Quản lý quá trình chay MRP: Khi có số lượng đơn hàng, BOM bộ phận nguyên liệu sẽ cân đối tính toán số NPL cần , dựa vào số NPL tồn kho để tính số NPL cần mua.
-
Dựa vào số lượng cần và thời gian cần NPL, bộ phận làm đơn hàng mua NPL.
-
Quản lý đơn hàng mua, thủ tục nhập NPL.
Quản lý tồn kho
-
Thiết lập hệ thống kho và quy trình nhập xuất điều chỉnh kho và Phương pháp giá xuất kho, quy tắc kiểm kê kho.
-
Quản lý nhập / xuất NPL
-
Quản lý điều chuyển NPL giữa các kho
-
Quản lý nhập/ xuất hàng hóa.
-
Thực hiện kiểm kê kho.
Quản lý sản xuất
-
Kế hoạch sản xuất: bộ phận kế hoạch sản xuất làm kế hoạch sản xuất, ở chuyền nào, nhà máy nào trong khoản thời gian nào
-
Thực hiện sản xuất: Lệnh sản xuất, cấp phát nguyên phụ liệu sản xuất.
-
Nhật ký sản hàng ngày nghi nhận số thành phẩm sản xuất được.
-
QC: QC inline và QC final.
-
Nhâp kho thành phẩm.
Quản lý công nợ phải thu, phải trả
-
Thiết lập hạn mức công nợ, thời gian thanh toán cho từng nhóm khách hàng/ nhà CC
-
Quản lý tiền mặt, sổ quỹ, tiền ở ngân hàng.
-
Quản lý trả tiền nhà cung cấp, tạm ứng.
-
Quản lý Thu tiền khách hàng, báo cáo về công nợ khách hàng, phân tích nợ quá hạn.
-
Quản lý Tài sản cố định, khấu hao
-
Quản lý ngân sách
-
Quản lý kế toán tổng hợp
-
Hệ thống báo cáo quản trị.
Quản lý Giao hàng
-
Bộ phận giao hàng làm kế hoạch giao hàng , liên hệ hãng tàu, bộ phận xuất nhập khẩu làm thủ tục hải quan xuất hàng.
-
Quản lý quá trình giao hàng cho khách.
Quản lý nhân sự tiền lương
-
Quản lý thông tin, lý lịch nhân viên, hợp đồng lao động
-
Quản lý tuyển dụng
-
Quản lý đào tạo
-
Quản lý chấm công, nghĩ phép
-
Quản lý tình lương
-
Đánh giá nhân viên
Quản lý quá trình chăm sóc khách hàng
-
Thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng tự động: gởi emai, SMS vào ngày sinh nhật, nhắc nhở lịch liệu trình đến khách hàng.
-
Quản lý phản hồi của khách hàng và theo dõi xử lý vụ việc
-
Quản lý đánh giá của khách hàng về chất lượng hàng hóa, chất lượng giao hàng.
- Quản lý tài liệu đi kèm khi chăm sóc khách hàng.
-
Quản lý hiệu quả hoạt động nhân viên.
Phương pháp triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp
1.
Xác định hiện trạng
2.
Đưa ra mục tiêu
3.
Chuẩn hóa Quy trình
4.
Chọn giải pháp
5.
Xác định KPI
6.
Triển khai & cải tiến
Lợi ích của giải pháp ERP đem lại
Tạo môi trường làm việc đồng nhất
Mọi quy trình đều vận hành trên một hệ thống giúp lãnh đạo xem xét và sữ dụng tài nguyên 1 cách tối ưu, giúp nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa tài nguyên
Mọi quy trình đều vận hành trên một hệ thống giúp lãnh đạo xem xét và sữ dụng tài nguyên 1 cách tối ưu, giúp nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khác hàng
Hệ thống giúp doanh nghiệp có thông tin về nhu cầu và hành vi mua sắm của khác hàng giúp doanh nghiệp phục vu khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Quản lý từ đơn hàng đến giao hàng
Hệ thống cho phép người dùng quản lý thông tin đồng bộ từ báo giá- Chốt đơn hàng- MRP-sản xuất- giao hàng một cách khoa học và dễ dàng.
Tối ưu hóa chuổi Thủy hải sản
Hệ thống giúp doanh nghiệp tối ưu chuổi thủy hải sản với việc kết nối Khách hàng- chủ ao- công ty chế biến- công ty cung cấp Nguyên liệu trên cổng thông tin.
Khả năng mởi rộng nhanh chóng
Hệ thống giúp cho doanh nghiệp mở rộng chi nhánh, phạm vi hoạt động nhanh chóng.