Sau khi đã xác định được tính năng cần thiết của hệ thống và ngân sách triển khai, còn một vấn đền quan trọng nữa là: bố trí nhân sự như thế nào? ai sẽ là người lựa chọn hệ thống?

Cùng xem các khả năng và bắt đầu từ phương án:

1. Tin tưởng việc lựa chọn hệ thống cho người quản trị hệ thống

Lý do rất đơn giản: Anh ta biết về tin học, anh ta sẽ tìm được hệ thống tốt. Nhưng đây là một quyết định tương đối mạo hiểm.

Trên thực tế, chúng ta đã đụng chạm đến một việc mà người quản trị hoàn toàn không có mong muốn là tìm kiếm cho mình một “nỗi lo” mới, bởi vì hệ thống sẽ trở thành cho anh ta một trách nhiệm mới. Cần phải cài đặt hệ thống và nghiên cứu nó, để trợ giúp cho các nhân viên trong văn phòng liên tục khi có các vấn đề khúc mắc. Vì vậy, người quản trị hệ thống sẽ cố ý kéo dài việc lựa chọn hệ thống (khi đó, sẽ tạo ra hình ảnh về mức độ quan trọng và bận rộn của anh ta), còn khi lựa chọn hệ thống thuận tiện, thì mới phát hiện ra rằng, hệ thống thuận tiện chỉ riêng cho anh ta, bởi vì nó làm việc trên hệ điều hành thuận tiện và hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu thuận tiện. Tính tiện dụng dành cho người sử dụng và việc thực thi các tính năng của hệ thống được đứng ở vai trò thứ hai.

Kết quả là hệ thống có, người quản trị hệ thống thực hiện nhiệm vụ của mình và hoàn toàn an tâm vì hệ thống không phải là gánh nặng cho anh ta, còn việc người sử dụng khai thác hệ thống và giải quyết các nhiệm vụ đặt ra bởi lãnh đạo như thế nào thì anh ta hoàn toàn không biết. Có thể có xác suất rằng, hệ thống sẽ không được đưa vào sử dụng hoặc sẽ chỉ làm việc không hơn 50% khả năng.

–> Phương pháp này chỉ áp dụng cho 1 phần mềm nhỏ, của các phòng ban.

2. Tin tưởng việc lựa chọn cho các chuyên gia bên ngoài

Lý do không kém đơn giản: Họ là những người chuyên nghiệp, và hoàn toàn không có nhiệm vụ hoặc trách nhiệm về việc lựa chọn mà họ không làm được.

Phương án này về nguyên tắc không phải là xấu, bởi vì việc lựa chọn sẽ được bởi một chuyên gia kinh nghiệm theo yêu cầu của lãnh đạo và có tính đến các tiêu chuẩn và các xu hướng hiện đại. Thế nhưng, tại sao chúng ta lại đặt ở vị trí thứ 2. Bởi vì trong phần lớn các trường hợp, các chuyên gia bên ngoài thường là đối tác của những người cung cấp hệ thống và thậm chí, nếu như hệ thống được chọn hoàn toàn phù hợp với các yêu cầu của lãnh đạo đặt ra và thuận tiện cho người sử dụng thì không có nghĩa rằng, không có hệ thống tương tự với số tiền ít hơn hoặc có tính năng rộng hơn. Việc lựa chọn không thể coi là khách quan, bởi vì họ cũng nhận hoa hồng từ những nhà cung cấp, và bởi vậy việc quan tâm tới nhà cung cấp cũng không kèm gì so với trách nhiệm của họ trước doanh nghiệp chúng ta.

Kết quả là, ngay cả khi thỏa mãn các nhu cầu của chúng ta, hệ thống cũng chưa chắc đã phải là phương án tốt nhất. Bởi vậy, nếu như chúng ta trông cậy vào các chuyên gia ngoài, cần kiểm tra xem họ có thỏa thuận với nhà cung cấp hay không, hãy tổ chức thêm một kênh tìm kiếm song song và không nên sợ bị chỉ trích của các chuyên gia tư vấn bên ngoài.

–> Một cách hay khi nguồn lực trong doanh nghiệp không đủ, không có kinh nghiệm, tuy nhiên chất lượng tư vấn và uy tín của đội ngũ/ công ty tư vấn phải được kiểm tra.

3. Lập nhóm làm việc trong số nhân sự thuộc các cấp khác nhau

Phương án tốt có lẽ là lập ra một nhóm các chuyên gia mà trong đó có 1 chuyên gia theo mỗi nhiệm vụ mà cần giải quyết cho lãnh đạo. Lúc này, chúng ta sẽ có thể nhận được một hệ thống mà được thực thi không chỉ theo các yêu cầu của lãnh đạo, mà còn thuận tiện cho những người thừa hành trực tiếp. Việc tham gia của các nhân viên khi lựa chọn hệ thống sẽ nâng cao cơ hội để hệ thống sẽ thực tế được sử dụng, chứ không phải là được đặt ở Server của người quản trị.

Tất nhiên, trong trường hợp này cũng có thể tìm thấy điểm kém. Ví dụ, việc lựa chọn hệ thống sẽ được chú tâm vào để giải quyết các vấn đề hiện tại chứ không phải là định hướng cho sau này.

Vì vậy, lý tưởng nhất là thực hiện việc lựa chọn hệ thống theo kiểu hỗn hợp, để việc lựa chọn hệ thống có sự tham gia của các chuyên gia nội bộ cũng như bên ngoài. Khi đó, việc lựa chọn sẽ mang tính khách quan tối đa, còn hệ thống được chọn sẽ làm việc lâu dài, mở ra khả năng mới theo đà phát triển của doanh nghiệp.

–> hệ thống lớn tốn nhiều thời gian và công sức, cần co người lead để quyết định khi không có sự đồng thuận của các thành viên.

Mỗi phương pháp sẽ có 1 số ưu điểm và khuyết điểm phù hợp với tình hình của từng doanh nghiệp. mời anh chị thảo luận tiếp