Yêu cầu của giải pháp erp ngành phân phối và bán lẻ điện thoại di động gồm: quản lý mua hàng nợ phải trả, bán hàng phân phối, bán hàng lẻ, chính sách bán hàng, quản lý công nợ, bảo trì bảo hành…
1. Nhập hàng công nợ phải trả
Xử lý quy trình nhập khẩu máy và các linh phụ kiện rời: Kế
hoạch nhập hàng -> Duyệt kế hoạch -> Lập đơn đặt hàng -> Mở
L/C và Ký quỹ -> Mua bảo hiểm -> Cập nhập thông tin hàng đang trên đường
-> Mở tờ khai nhập khẩu -> Nhận hàng –>Công nợ phải trả
Tự động phân bổ các chi phí mua hàng dựa trên tỷ trọng giá trị mặt hàng mua trên đơn hàng và phân bổ cho từng đơn vị hàng
Tự động tính giá nhập khẩu tạm tính theo chi phí thực tế đã tập hợp.
Tự động tính thuế Nhập khẩu theo giá kê khai trên TKHQ và thuế GTGT theo biểu thuế suất khai báo trong danh mục hàng
2. Bán hàng (phân phối)
Xử lý quy trình bán hàng: Lập đơn bán hàng -> Kiểm tra nhanh tồn kho và công nợ -> Duyệt đơn hàng -> Lập phiếu xuất kho -> Xuất hóa đơn -> Quét số IMEI máy xuất bán và lập bảng kê số IMEI từng máy -> In thẻ bảo hành -> Đóng kiện và giao hàng -> Cập nhập thông tin hàng đang trên đường -> Theo dõi công nợ và thanh toán.
Hỗ trợ kiểm tra nhanh lượng tồn kho khả dụng của các mặt hàng đang lập trong đơn bán hàng để đảm bảo đủ hàng bán cho đơn đang lập trước khi chính thức cập nhật đơn hàng mới.
Hỗ trợ kiểm tra nhanh công nợ khách hàng ngay trong khi lập đơn bán hàng.
Các đơn hàng bình thường ngay sau khi lập sẽ trực tiếp đi thẳng không qua bước phê duyệt. Các đơn hàng cho khách hàng có công nợ vượt hạn mức hoặc quá hạn hoặc đơn hàng có giá trị cao sẽ tự động được chuyển vào hàng đợi chờ phê duyệt trước khi tiếp tục được chuyển sang kho xuất hàng bán.
Theo dõi doanh số bán hàng theo từng nhân viên sale và tính thưởng doanh số cho nhân viên bán hàng.
3. Hệ thống Bán lẻ
Quản lý việc bán hàng, tiếp nhận bảo hành, dịch vụ sửa chữa trên toàn hệ thống các cửa hàng bán lẻ trực thuộc
Lập đơn bán hàng, in phiếu, thu tiền khách
Quét IMEI xuất máy bán
In hóa đơn và phiếu bảo hành (nếu có)
Xử lý các trường hợp khách trả lại hàng
Theo dõi nhập xuất – tồn – kho cửa hàng theo từng số IMEI của máy
Quản lý quỹ tiền mặt cửa hàng và việc nộp tiền về công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Tiếp nhận và trả hàng bảo hành
Báo cáo tình hình bán hàng theo thời gian của từng thương hiệu, nhóm hàng, mặt hàng.
Thống kê các mặt hàng bán chạy hoặc bán chậm, hàng tồn kho lâu. So sánh tình hình bán hàng với cùng kỳ trước
4. Chính sách giá & chiết khấu
Quản lý và cập nhật bảng giá bán thống nhất chung toàn công ty.
Bảng giá linh hoạt theo nhóm khách hàng
Đăng ký chính sách khuyến mãi theo mặt hàng, nhóm hàng, số tiền, theo thời gian,…
Tính huê hồng cho các đại lý bán hàng và theo dõi việc cấn trừ với tiền hàng
Hỗ trợ các chính sách chiết khấu theo đơn hàng, chiết khấu trên doanh số tích lũy định kỳ, chiết khấu thanh toán nhanh,… áp dụng cho từng nhóm đại lý, khách hàng
Quản lý chính sách bảo trợ giá và theo dõi chi tiết thanh toán bảo trợ giá cho từng đại lý
5. Công nợ
Phân loại quản lý khách hàng theo nhóm Khách hàng, cấp đại lý, theo từng địa bàn.
Đăng ký giới hạn định mức công nợ tối đa theo thời gian và tổng số tiền cho từng khách hàng
Quản lý công nợ chi tiết đến từng đơn hàng, tuổi nợ theo từng đơn hàng, theo thời gian mua hàng
Tự động ngăn chặn không cho phép lập đơn bán hàng mới đối với các trường hợp công nợ của đại lý vượt hạn mức hoặc quá hạn
Theo dõi cấn trừ các khoản chiết khấu và bảo trợ giá các lô hàng trước đó với công nợ của các lô hàng mới phát sinh của từng đại lý
6. Thông tin khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng theo từng khu vực, tỉnh thành, và theo kênh bán hàng
Hỗ trợ các sales cập nhật tình hình tồn kho chi tiết từng IMEI của các đại lý theo định ký hàng tuần và qua đó xác định tình hình bán hàng của từng đại lý này theo thời gian.
In các báo cáo thống kê tổng hợp tình hình thị trường và các báo cáo theo dõi chi tiết từng đại lý
Cảnh báo các trường hợp bất thường về kênh bán hàng
7. Kho hàng
Quản lý nhập – xuất – tồn kho máy
Xử lý quy trình lập phiếu Nhập kho, quét mã vạch IMEI từng máy vào
Xử lý quy trình lập phiếu Xuất kho, quét mã vạch IMEI từng máy ra
In bảng kê IMEI theo từng phiếu xuất kho
Quản lý tồn kho hàng hoá theo mã hàng, loại hàng, từng IMEI
Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá
8. Kho Linh phụ kiện
Quản lý nhập – xuất – tồn kho linh phụ kiện và kho bảo hành
Hỗ trợ việc xuất linh phụ kiện cho bảo hành, dịch vụ sửa chữa (có thu phí và tiền vật tư) và xuất bán linh phụ kiện rời
Khai báo cấu trúc chi tiết linh phụ kiện của từng model máy để xác định cả lượng tồn linh phụ kiện đang có trong các máy DOA
Hỗ trợ việc phân rã máy DOA nhập kho linh phụ kiện
Cảnh báo các trường hợp tồn kho dưới mức tối thiểu hoặc trên mức tối đa.
9. Kiểm kho
Hỗ trợ kiểm kho trực tuyến bằng máy quét barcode số IMEI trên thùng hàng và trên hộp máy.
Hệ thống tự động đối chiếu và xuất ra kết quả kiểm kê ngay sau khi quét barcode IMEI trong kho.
Lập các phiếu nhập/xuất điều chỉnh để xử lý kết quả kiểm kê.
10. Điều phối hàng
Hỗ trợ các cửa hàng lập và gởi yêu cầu cung ứng hàng về Trung tâm dựa trên mức tồn kho tối thiểu hoặc tốc độ bán của mặt hàng đó
Hỗ trợ tìm mặt hàng đang hết hàng còn tồn bao nhiêu tại cửa hàng khác để yêu cầu trung tâm điều chuyển
Hỗ trợ chức năng cho Trung tâm duyệt yêu cầu cung ứng, lựa chọn phương án điều phối hàng để ra lệnh điều chuyển.
Các cửa hàng/kho liên quan đến lệnh điều chuyển nhận tự động được lệnh trên máy và bấm nút lập phiếu xuất chuyển kho (đối với cửa hàng giao) và phiếu nhập kho nhận (đối với cửa hàng nhận)
Tổng hợp yêu cầu cung ứng hàng toàn hệ thống để lên yêu cầu mua hàng tổng hợp và tự động sinh đơn đặt hàng đề xuất.
11. Bảo hành
Quản lý quy trình bảo hành: tiếp nhận – kiểm tra – điều phối – xuất vật tư – sửa chữa – trả máy tại các trung tâm bảo hành.
Quản lý nhập – xuất – tồn kho linh phụ kiện bảo hành tại từng trung tâm bảo hành.
Quản lý dịch vụ sửa chữa, bán vật tư thu tiền tại các Trung tâm bảo hành
In các báo cáo thống kê và quản trị bảo hành tại từng trung tâm bảo hành và tổng hợp toàn hệ thống
12. Kích hoạt Bảo hành điện tử
Là module tích hợp với Phân hệ Bảo hành nhằm đáp ứng tính năng hỗ trợ kích hoạt đại lý hoặc người sử dụng đầu cuối kích hoạt bảo hành bằng tin nhắn SMS hoặc thông qua cổng điện tử web portal của Công ty.
Hỗ trợ chức năng gia hạn hoặc cập nhật lại hạn bảo hành thông qua SMS hoặc web portal
Hỗ trợ chức năng vấn tin tình trạng máy gởi bảo hành thông qua SMS hoặc web portal
In các báo cáo thống kê tình hình kích hoạt BHĐT
Thông qua số IMEI kích hoạt bảo hành, đưa ra cảnh báo các trường hợp nghi ngờ việc bán hành tuồn kênh của các đại lý nếu có
13. Thông tin điều hành
Giúp cho lãnh đạo đơn vị bao gồm các chức năng tổng hợp, phân tích và hiển thị tức thời, trực tuyến các số liệu tổng hợp toàn hệ thống về tình hình hoạt động của toàn bộ chuỗi cửa hàng và chi tiết tại từng cửa hàng (Performance Dashboard). Các con số được chương trình tự động kết xuất và tính toán từ nguồn số liệu tác nghiệp từ các cửa hàng và phòng ban nghiệp vụ.
Thông tin tổng hợp nhanh bao gồm các mặt hoạt động:
Tình hình bán hàng tổng hợp toàn hệ thống trong ngày, tuần, tháng và chi tiết theo từng địa bàn, từng cửa hàng, từng mặt hàng.
Tình hình tồn kho theo từng mặt hàng tổng hợp toàn hệ thống và chi tiết theo từng địa bàn, từng cửa hàng.
Tình hình tồn quỹ tiền mặt toàn hệ thống và tại từng cửa hàng theo thời gian thực.
Tình hình dòng tiền và khả năng thanh khoản tại thời điểm
Hỗ trợ vẽ biểu đồ thể hiện các số liệu và so sánh với số liệu của kỳ (tháng/quý/năm) trước và tỷ lệ tăng giảm
14. Kế toán
Là phân hệ trung tâm đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán – tài chính của doanh nghiệp và là trung tâm liên kết thông tin với các phân hệ khác trong toàn bộ hệ thống ERP. Phân hệ này bao gồm đầy đủ các phần hành kế toán chi tiết và tổng hợp như:
– Kế toán tổng hợp (GL)
– Kế toán vốn bằng tiền (CM)
– Kế toán các khoản phải thu (AR)
– Kế toán các khoản phải trả (AP)
– Kế toán kho (hàng hóa, linh phụ kiện, bảo hành)
– Kế toán tài sản – công cụ (AA)
– Kế toán thuế
– Kế toán doanh thu
– Kế toán chi phí
– Báo cáo tài chính
– Các tính năng chính
– Hỗ trợ hạch toán tự động các phát sinh ở các phần hành kế toán chi tiết
– Hỗ trợ xuất và in hóa đơn theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp, kiểm soát tình hình phát hành hóa đơn
– Lên báo cáo kết quả kinh doanh (lãi gộp) và các báo cáo tài chính cuối kỳ
– Quản lý chặt chẽ liên kết thông tin giữa các chứng từ phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn, phiếu thu/chi của cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hỗ trợ drill-down để xem các chứng từ gốc liên quan và chứng từ hạch toán tổng hợp.
– Phân bổ kết chuyển cuối kỳ tự động
– Hỗ trợ đa tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá tự động
– Kết xuất ra Excel tất cả các báo cáo theo đúng mẫu biểu.
