– Quản lý danh mục hàng hóa phức tạp: đất nền, chung cư, chủ đâu tư, hướng, diện tích phòng…
– Thông tin khách hàng bị trùng lặp, không đồng nhất giữa các phòng ban, chi nhánh.
– Khi khách hàng liên hệ, nhân viên không biết được lịch sử thông tin khách hàng để xác định được cách thức chăm sóc khách hàng phù hợp.
– Thiếu các công cụ hỗ trợ báo cáo, thống kê
– Mất rất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu báo cáo bán hàng vì dữ liệu khách hàng được lưu phân tán trong các file Excel do mỗi nhân viên sales quản lý.
– Thiếu sự cộng tác giữa các nhân viên trong công ty, phòng ban
– Khó khăn trong vấn đề bảo mật các thông tin nhạy cảm.
– Không duy trì tính liên tục trong hoạt động sales, chăm sóc khách hàng khi có sự thay đổi về nhân sự.

II. Quy trình hoạt động

Diễn giải:

– (1) Chiến dịch: Nhân viên Marketing sẽ thực hiện các chiến dịch thu hút Đầu mối bằng các công cụ Marketing được cung cấp bởi phần mềm là Email Marketing và SMS Marketing.

– (2) Đầu mối: Sau khi đối tượng nhận email phản hồi, nhân viên Marketing ghi nhận đây là Đầu mối.

– (3) Tiềm năng: Đầu mối sẽ được nhân viên Sales tiếp nhận và chăm sóc, trong quá trình chăm sóc, nhân viên sales xác thực và chuyển đổi các Đầu mối thành Khách hàng Tiềm năng.

– (4) Cơ hội: Trong số các khách hàng Tiềm năng, nhân viên sales chăm sóc và xác thực tiếp xem khách hàng nào mang tới cho họ Cơ hội bán hàng.

– (5) Bán hàng: Nhân viên sales thực hiện nghiệp vụ bán hàng như giữ chỗ, đặt cọc, làm hợp đồng… với khách hàng. Nếu quá trình bán hàng thành công thì BP.HSPL sẽ tiến hành làm thủ tục pháp lý và BP.KT sẽ tiến hành thu tiền của khách hàng.

– (6) Hồ sơ Pháp lý: Tiến hành các thủ tục pháp lý liên quan với khách hàng.

– (6) Thu tiền: Tiến hành thu tiền các đợt từ khách hàng.

– (7) Bàn giao nhà: Sau khi khách hàng thanh toán 95% thì tiến hành làm thủ tục bàn giao nhà.

– (8) Thống kê, báo cáo: Sau khi mỗi chiến dịch/đợt bán hàng à hệ thống sẽ tự động tính toán với các số liệu được nhập vào phần mềm và cho ra các thống kê, báo cáo theo mẫu.

– (9) Chỉ tiêu kinh doanh: Dựa vào các số liệu báo cáo, cấp quản lý sẽ điều chỉnh chỉ tiêu kinh doanh (nếu cần). Chỉ tiêu kinh doanh điều chỉnh sẽ làm cơ sở để  điều chỉnh kế hoạch, chiến lược marketing.

– (1) Chiến dịch (thay đổi): quay lại bước 1-dựa vào các chỉ tiêu kinh doanh đã điều chỉnh, chiến lược marketing sẽ được điều chỉnh theo cho phù hợp à nhằm thu hút các đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả.

III. Chức năng 

A. Dưới góc độ NHÂN VIÊN (Seller, Marketer, Support):

1/ Quản lý thông tin khách hàng

Dữ liệu về khách hàng là nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, vì thế cần được quản lý một cách chặt chẽ, thông suốt và quan trọng là không phụ thuộc quá nhiều vào con người.

Các thông tin liên quan khách hàng mà chương trình sẽ quản lý:

• Thông tin khách hàng (nhà đầu tư, cư dân, người thuê)
• Thông tin hoạt động chăm sóc, giao dịch khách hàng
• Thông tin vụ việc, phản ánh của khách hàng
• Thông tin thanh toán mà khách hàng đã thanh toán
• Thông tin người liên hệ
• Thông tin hợp đồng liên quan khách hàng
• Thông tin cơ hội khách hàng mang lại, gắn với khách hàng

2/ Quản lý hoạt động nhân viên kinh doanh

• Quản lý cuộc gọi
• Quản lý cuộc gặp
• Quản lý tác vụ (To do list)
• Quản lý ghi chú

3/ Quản lý hoạt động Marketing

• Gởi email định kỳ
• Gởi email hàng loạt (có kiểm soát lượng người đã đọc email)
• Gởi SMS (tin nhắn thương hiệu) hàng loạt

Đặc biệt:

– Phần mềm có cung cấp chức năng SMS Marketing – gởi tin nhắn thương hiệu quảng bá hàng loạt.

4/ Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng

• Gởi email chăm sóc khách hàng (email chúc mừng sinh nhật, chúc mừng thành lập doanh nghiệp)
• Gởi sms chăm sóc khách hàng (sms chúc mừng sinh nhật)
• Quản lý các vụ việc, phản hồi khách hàng
• Theo dõi tiến độ xử lý vụ việc, phản hồi khách hàng
• Ghi nhận các lỗi phát sinh liên quan sản phẩm

5/ Quản lý thông tin căn nhà

• Vị trí
• Hướng
• Diện tích xây dựng
• Diện tích sàn
• Bản vẽ thiết kế
• Hồ sơ hoàn công

6/ Quản lý nguồn hàng, đặt cọc

Để tránh việc đụng độ (giành khách hàng) giữa các sales với nhau, chương trình cung cấp tính năng theo dõi nguồn hàng.

Theo dõi nguồn hàng: có bao nhiêu căn nhà đang được bán, đã được bán, cho thuê, để trống, chưa hoàn thiện, hoàn thiện, sản phẩm nào đang được giữ chỗ (trong vòng 24h), đã tiến hành đặt cọc, làm hợp đồng?

Đặt cọc: đặt cọc được tiến hành khi khách hàng có nhu cầu. Thông tin đặt cọc và số tiền đặt cọc sẽ được ghi nhận để tiến hành làm hợp đồng về sau.

7/ Quản lý tiến trình xử lý thủ tục pháp lý của căn nhà

• Pháp lý giai đoạn trước khi bán/thuê
• Pháp lý giai đoạn sau khi đặt cọc
• Pháp lý giai đoạn sau khi khách hàng thanh toán đủ tiền nhà

8/ Quản lý các loại giao dịch liên quan khách hàng:

• Mua
• Bán
• Thuê
• Ký gởi
• Đặt cọc

Các giao dịch này sẽ được thống kê lại sau này trong một báo cáo tổng hợp ở phần báo cáo.

9/ Quản lý các loại hợp đồng, báo giá

• Ghi nhận và in ra hợp đồng theo mẫu.
• Ghi nhận và in ra báo giá theo mẫu.

IV. Lợi ích

– Chạy online. Truy cập bất kì đâu, bất cứ khi nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài khả năng chạy online, phần mềm vẫn có thể cài đặt để chạy trong nội bộ công ty (offline), tùy lựa chọn.

– Chuẩn hóa mang tính toàn cầu: chuẩn hóa quy trình hoạt động của các phòng ban: marketing, kinh doanh, chăm sóc khách hàng… trong công ty.

– Tăng hiệu quả CSKH: phần mềm có tích hợp sẵn khả năng marketing bằng email và sms. Người dùng có thể sử dụng cả 2 tính năng này để hỗ trợ nghiệp vụ chăm sóc khách hàng của công ty. Ngoài ra, với cơ chế tự động lọc các khách hàng VIP, thân thiết, tiềm năng, phần mềm cũng sẽ giúp cho hoạt động CSKH của cty nhẹ gánh đi nhiều thay vì phải lọc và xử lý dữ liệu trên file Excel.
– Tăng hiệu quả làm việc: phần mềm có chức năng Export các loại báo giá, hợp đồng, chương trình tour, kế hoạch đoàn, fax đặt ăn, đặt phòng ra file Word, PDF nên giảm thiểu được công việc ‘paper’ rất nhiều. Ngoài ra, khả năng truy cập phần mềm online cũng sẽ hữu ích với các nhân viên sales, điều hành hoặc cấp quản lý thường phải di chuyển nhiều.
– Khả năng tùy biến, mở rộng linh hoạt theo mô hình, quy trình nghiệp vụ công ty. Phần mềm chúng tôi đặc biệt có thế mạnh trong khía cạnh linh hoạt, mơ rộng, thu nhỏ phần mềm theo mô hình công ty. Tùy theo nhu cầu khách hàng, chúng tôi sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp phần mềm phù hợp nhất.
– Phân quyền dữ liệu chặt chẽ và theo mô hình của công ty.
– Chạy trên mọi nền tảng hệ điều hành (HĐH).