Quản lý mua hàng và trả tiền của nhà phân phối ( NPP) gồm 2 quy trình: Mua hàng và thanh toán tiền và Đơn hàng trả hàng từ nhà phân phối, Các quy trình này liên hệ nhau.
I. Mua hàng và thanh toán
Mua hàng và thanh toán là quy trình mô tả việc NPP đặt hàng, nhập hàng về từ CÔNG TY và làm thanh toán, nhập hóa đơn và quản lý công nợ với CÔNG TY sau khi mua hàng.
1. Kiểm tra số liệu tồn kho
Hàng ngày bộ phận mua hàng ở NPP kiểm tra số lượng tồn kho, để làm đơn đặt hàng.
2. Tạo mới đơn mua hàng đơn đặt hàng mua (PO)
Dựa vào tồn kho thực tế và xu hướng bán hàng, mua hàng nhập đơn đặt hàng.
3. Quản lý NPP xét duyệt PO và gửi cho CÔNG TY.
4. Quản lý mua hàng ở HO xem đơn đặt hàng, tinh hình tồn kho hàng hóa để duyệt đơn đặt hàng.
5. Thanh toán trước tiền cho công ty (Nếu có):
Tùy vào nhà phân phối, công ty quy định phải thanh toán trước bao nhiêu % trước khi giao hàng.
6. Kiểm tra tiền chuyển từ nhà phân phôi:
Kế toán sau khi nhận fax ủy nhiệm chi từ NPP và hệ thống kiểm tra tiền vào để thông báo cho bộ phận mua hàng biết chuẩn bị xuất hàng.
7. Chuyển đơn đặt hàng thành PO:
Bộ phận bán hàng NPP chuyển đơn đặt hàng từ NPP thành PO chính thức.
8. Xác nhận thời điểm giao hàng:
Dựa vào thời gian yêu cầu hàng, tuyến giao hàng, nhân viên bán hàng xác nhận thời gian giao hàng chính xác cho các NPP.
9. Nhận hàng:
Bộ phận giao hàng điều xe giao hàng đến NPP, khi giao hàng có xác nhận số lượng hàng giao.
10. Quản lý công nợ NPP:
Dựa vào số hàng thực giao, số tiền thanh toán trước và điều khoản thanh toán, kế toán công nợ phải trả quản lý công nợ NPP.
II. Trả hàng
Trả hàng là quy trình mô tả việc NPP trả hàng lại về cho CÔNG TY.
Các trường hợp trả hàng:
– NPP trả hàng hỏng, hàng cận hạn sử dụng cho CÔNG TY.
– NPP trả hàng do CÔNG TY giao nhầm.
1. Tạo đơn trả hàng (RO)
Khi có nhu cầu trả hàng, GSKD và NPP tạo 1 đề xuất trả hàng để trình ký. Sau khi thương lượng đề xuất, công ty sẽ ký duyệt. Sau khi chốt đề xuất trả hàng, mua hàng ở NPP có thể tạo một đề xuất trả hàng (RO). Trên đơn trả hàng, NPP phải nhập thông tin giá thu hồi đề nghị và “Hạn sử dụng” của lô hàng muốn trả.
2. NPP xét duyệt RO và gửi cho CÔNG TY
Quản lý NPP xem xét và phê duyệt RO. Nếu không được phê duyệt, kế toán sẽ điều chỉnh RO (thực hiện lại bước 1); còn nếu được phê duyệt, kế toán nhấn nút gửi (submit) RO để quản lý NPP ở HO có thể thấy RO của NPP.
3. CÔNG TY duyệt RO
Dựa trên giá thu hồi đề nghị và “Hạn sử dụng” của lô hàng và đề xuất trả hàng (bản cứng) được ký duyệt, Quản lý HO sẽ xem xét và phê duyệt RO của NPP. Nếu RO được phê duyệt, quản lý HO sẽ nhấn nút phê duyệt RO ; còn nếu RO không được phê duyệt, quản lý HO từ chối đơn RO và yêu cầu NPP xem xét lại (quay về bước 2).
4. Nhập RO và chuyển thành phiếu đề nghị nhập kho hàng trả
Quản lý hệ thống tạo một đơn trả hàng dựa trên RO của NPP vào hệ thống Công ty.
5. Thủ kho công ty nhập hàng trả vào kho hàng trả của công ty.
Khi trả hàng, thủ kho kiểm tra hàng và hóa đơn trả hàng có khớp với nhau không. Sau khi kiểm tra, thủ kho thực hiện trả hàng.
6. Điều chỉnh công nợ phải thu của NPP.
Sau khi thủ kho thực hiện trả hàng và thông báo cho kế toán. Kế toán theo dõi và điều chỉnh công nợ phải thu của NPP
